工業齒輪油更換與齒輪磨合情況，齒輪的載荷、齒輪油的種類和質量、潤滑部位在機械中的重要性等均有關。一般來說，用油量較少的齒輪箱可根據實踐經驗定期換油；用油多、消耗量大的大型齒輪裝置集中潤滑系統，常根據油品變質情況按質換油。

齒輪潤滑油在使用過程中會逐漸變質、劣化，主要表現在理化指標上發生變化。在使用過程中組件氧化，生成氧化縮合產物，還有混合在油中的金屬磨粒及油溶性的金屬化合物，使得油品粘度增加。齒輪裝置的運行和停車時的溫度變化，空氣中的水分在齒輪油中冷凝下來，導致水分增加。又在氧化過程中產生酸性氧化物，不含添加劑的齒輪油在氧化后也會導致酸性值增加。

在通常情況下，工業齒輪油使用者主要根據腐蝕、銹蝕、沉淀、油泥、黏度變化和污染等情況，決定是否更換新油。